Datenschutzerklärung I Sicherer Umgang mit Ihren Daten — NOMA Logistics

DatenschutzerklärungNoma Logistics GmbH Schweizer Allee 6 44287 Dortmund Tel: 0231/99764202 E-Mail: info@noma-logistics.de Web: www.noma-logistics.deStand: Oktober 20251. VerantwortlicherVerantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:Noma Logistics GmbH Schweizer Allee 6 44287 Dortmund E-Mail: info@noma-logistics.de Telefon: 0231/99764202Vertreten durch die Geschäftsführer: Branimir Šarac, Michael Puljić2. Allgemeines zur DatenverarbeitungWir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung vertraglicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.Die Verarbeitung erfolgt gemäß den Bestimmungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer einschlägiger Datenschutzvorschriften.3. Arten der verarbeiteten DatenJe nach Nutzung unserer Dienste können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:Stammdaten (z. B. Name, Firma, Adresse, Kontaktdaten)Vertragsdaten (z. B. Auftragsinhalt, Laufzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen)Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Verkehr, Telefonnotizen, Korrespondenz)Logistikdaten (z. B. Sendungsnummern, Zollinformationen, Lieferstatus)Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zugriffsdaten, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs)4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der VerarbeitungWir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:Vertragsanbahnung und -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) – zur Durchführung von Speditions- und Logistikaufträgen – zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern – zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen und VersanddokumentenErfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) – z. B. Aufbewahrungspflichten nach HGB oder AOWahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) – zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und Abläufe – zur Sicherstellung von IT- und Datensicherheit – zur Abwehr von RechtsansprüchenEinwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO) – wenn Sie uns z. B. zur Zusendung von Newslettern oder Marketinginformationen ausdrücklich zustimmen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.5. Weitergabe von Daten an DritteEine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies für die jeweilige Leistungserbringung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.Empfänger können insbesondere sein:Frachtführer, Reedereien, Airlines, BahnoperatorenZoll- und SteuerbehördenLagerhalter, Umschlag- oder LogistikpartnerIT- und Cloud-Dienstleister (z. B. zur Systemwartung, Datenhosting)Versicherungen, Banken, Rechtsanwälte oder SteuerberaterAlle Partner werden sorgfältig ausgewählt und sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.6. Datenübermittlung in DrittländerIm Rahmen der internationalen Logistik kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR erforderlich sein (z. B. nach China, in die USA oder in andere asiatische Länder).Die Übermittlung erfolgt nur,wenn sie für die Vertragserfüllung notwendig ist (Art. 49 Abs. 1 b DSGVO), oderwenn geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO bestehen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).Wir achten darauf, dass in solchen Fällen ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.7. SpeicherdauerPersonenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks oder Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht oder gesperrt.Typische Aufbewahrungsfristen:Handels- und steuerrechtliche Unterlagen: 6 bis 10 JahreVertragsunterlagen: bis zu 10 JahreE-Mail-Korrespondenz mit geschäftsrelevantem Inhalt: 6 Jahre8. DatensicherheitWir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem aktuellen Stand der Technik angepasst.9. Rechte der betroffenen PersonenBetroffene Personen haben folgende Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO:Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) – Art. 17 DSGVOEinschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: 📩 info@noma-logistics.deZudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de10. Einsatz von Cookies und Webanalyse (optional)Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese dienen dazu, grundlegende Funktionen bereitzustellen (z. B. Sprachauswahl, Formularfunktionen).Eine Analyse des Nutzerverhaltens oder Tracking zu Marketingzwecken erfolgt nicht, sofern keine separate Einwilligung erteilt wurde.11. E-Mail- und Online-KommunikationWenn Sie uns per E-Mail, Formular oder anderen elektronischen Wege kontaktieren, werden Ihre Angaben zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse).Eine verschlüsselte Übertragung per TLS/SSL ist auf unseren Systemen sichergestellt. Dennoch kann die vollständige Datensicherheit im Internet nicht garantiert werden.13. Einsatz von Instantly (E-Mail-Automatisierung, Sequenzen, Tracking)Wir nutzen für die Durchführung von E-Mail-Kampagnen (z. B. zur Kontaktaufnahme mit Geschäftspartnern, zur Angebotserstellung oder zur Bereitstellung von Informationen) den Dienst Instantly.Instantly dient zur Verwaltung von geschäftlichen Kontakten, zum Versand automatisierter E-Mail-Sequenzen sowie zur Analyse des Kommunikationsverhaltens (z. B. Öffnungen, Klicks, Antwortverhalten). Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:Name, Firma, geschäftliche E-Mail-AdresseKommunikationsdaten (E-Mails, Antworten, technische Zustellinformationen)Analyse- und Trackingdaten (Öffnungen durch Tracking-Pixel, Klicks auf Links, Antwortkategorien)Metadaten (Zeitstempel, Zustellstatus, Bounce-Informationen)Die Verwendung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten, strukturierten und nachvollziehbaren geschäftlichen Kommunikation sowie in der Durchführung von B2B-Direktwerbung im Rahmen des § 7 Abs. 3 UWG.Datenübermittlung in die USAInstantly verarbeitet Daten auf Servern in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Basis:der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 DSGVO sowieggf. des EU–US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter entsprechend zertifiziert ist.Wir weisen darauf hin, dass bei Datenübermittlungen in die USA ein erhöhtes Risiko bestehen kann, dass US-Behörden auf Daten zugreifen, ohne dass betroffenen Personen hiergegen effektive Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO-Hinweis).Tracking & ProfilingInstantly erfasst zum Zweck der Analyse von Kampagnen automatisch Informationen über Öffnungen, Klicks und Antworten.Diese Auswertung kann einer Form des Profilings gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO entsprechen.Die Verarbeitung dient der Bewertung der Relevanz unserer Angebote und der Verbesserung unserer geschäftlichen Kommunikation.SpeicherdauerDie in Instantly verarbeiteten Daten werden gespeichert, solange sie zur Durchführung der jeweiligen Kommunikationsprozesse erforderlich sind.Kontakte können jederzeit manuell gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.Weitere Informationen finden Sie unter: https://instantly.ai/privacy13. Änderungen dieser DatenschutzerklärungWir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, etwa bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben oder technischer Entwicklungen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website unter www.noma-logistics.de/datenschutzerklarung abrufbar.