Negocjowanie kosztów transportu jest normalną częścią handlu międzynarodowego. Nie oznacza to jednak, że każda stawka podana przez spedytora może zostać dowolnie obniżona.
Pozycja negocjacyjna importera zależy przede wszystkim od wielkości i regularności jego transportów oraz aktualnej sytuacji rynkowej.
Kiedy importer ma silniejszą pozycję?
Największe możliwości pojawiają się zazwyczaj wtedy, gdy firma:
- wysyła regularnie,
- wykorzystuje wiele kontenerów,
- może planować transport z wyprzedzeniem,
- posiada elastyczność dotyczącą daty wypłynięcia,
- korzysta ze stałych tras,
- może przedstawić prognozę przyszłych wolumenów.
Przewoźnikowi lub spedytorowi łatwiej zaoferować lepsze warunki klientowi, który zapewnia powtarzalny biznes.
Jednorazowy kontener
Firma importująca jeden kontener raz na kilka lat ma zazwyczaj mniejszą siłę negocjacyjną.
Nie oznacza to jednak, że powinna zaakceptować pierwszą otrzymaną ofertę.
Warto porównać kilka propozycji i dokładnie sprawdzić ich zakres.
Różnice mogą pojawiać się nie tylko w stawce morskiej, ale również w kosztach lokalnych.
Nie negocjuj wyłącznie jednej liczby
Typowym błędem jest pytanie:
„Czy możecie obniżyć fracht o 100 dolarów?”
Lepsze podejście polega na analizie całego kosztu dostawy.
Możliwości optymalizacji mogą dotyczyć:
- frachtu,
- transportu lokalnego,
- kosztów dokumentów,
- opłat za odprawę,
- czasu wolnego od opłat,
- warunków płatności,
- alternatywnej trasy.
Czasem oferta z wyższym frachtem podstawowym okazuje się tańsza po dodaniu pozostałych kosztów.
Znaczenie terminu
Cena transportu może zależeć od tego, jak szybko towar musi zostać wysłany.
Jeżeli importer wymaga miejsca na konkretnym statku w bardzo krótkim terminie, jego możliwości negocjacyjne maleją.
Większa elastyczność pozwala spedytorowi poszukać innego przewoźnika, innego rejsu, innego portu lub korzystniejszej daty.
Dlatego negocjacje najlepiej rozpocząć zanim transport stanie się pilny.
Prognoza wolumenu
Dla przedsiębiorstwa realizującego regularny import bardzo wartościowa może być prognoza.
Zamiast negocjować każdy kontener osobno, można poinformować partnera logistycznego o przewidywanej liczbie przesyłek w kolejnych miesiącach.
Pozwala to rozmawiać o warunkach współpracy, a nie tylko o pojedynczej rezerwacji.
Gdy rynek spada
Na rynku z dużą ilością wolnej przestrzeni przewozowej spedytorzy konkurują o klientów.
W takich warunkach warto częściej sprawdzać aktualne oferty.
Stawka otrzymana kilka tygodni wcześniej może już nie odzwierciedlać sytuacji rynkowej.
Gdy rynek gwałtownie rośnie
W sytuacji niedoboru miejsca najważniejsza może być dostępność transportu.
Nadmierne skupienie na niewielkiej obniżce ceny może doprowadzić do utraty rezerwacji albo przesunięcia wysyłki.
W takim okresie bezpieczeństwo i terminowość dostawy mogą mieć większą wartość niż minimalnie niższy fracht.
Co przygotować przed negocjacją?
Spedytor będzie w stanie przedstawić bardziej konkretną ofertę, jeśli otrzyma dokładne dane:
- port lub miejsce odbioru,
- port lub miejsce dostawy,
- liczbę kontenerów,
- rodzaj kontenera,
- wagę,
- opis towaru,
- termin gotowości,
- wymagany termin dostawy,
- warunki handlowe.
Im mniej niewiadomych, tym łatwiej porównywać ceny.
Cena a jakość usługi
Najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza.
Warto uwzględnić również:
- czas tranzytu,
- liczbę przeładunków,
- częstotliwość rejsów,
- komunikację,
- sposób reagowania na problemy,
- przejrzystość kosztów,
- doświadczenie na danej trasie.
Opóźnienie kontenera może być dla przedsiębiorstwa znacznie droższe niż niewielka różnica w cenie frachtu.
Negocjacje jako proces
Najlepsze warunki logistyczne często powstają w wyniku dłuższej współpracy.
Firma posiadająca własną historię stawek, wolumenów i terminowości może prowadzić rozmowy na podstawie danych zamiast ogólnych oczekiwań.
Dlatego warto zachowywać oferty i analizować wyniki kolejnych transportów.
Podsumowanie
Najlepszy moment na negocjowanie frachtu pojawia się wtedy, gdy importer posiada informacje, czas oraz alternatywy.
Nie chodzi wyłącznie o uzyskanie najniższej liczby na pierwszej stronie oferty.
Celem powinien być możliwie korzystny całkowity koszt dostawy przy akceptowalnym poziomie ryzyka i czasie transportu.
Kiedy negocjować stawkę frachtu z przewoźnikiem lub spedytorem?
Dowiedz się, kiedy warto negocjować ceny frachtu, jakie informacje przygotować przed rozmową ze spedytorem i dlaczego najniższa stawka nie zawsze oznacza najtańszy transport.