Import z Chin na zamówienie: jak przygotować własny projekt importowy

Import z Chin nie musi oznaczać zakupu gotowego produktu znalezionego na platformie handlowej. Coraz więcej europejskich przedsiębiorstw zamawia produkty przygotowywane według własnych wymagań: z określonym materiałem, wymiarami, kolorem, opakowaniem lub oznaczeniem marki.

Taki model daje większą kontrolę nad produktem, ale wymaga także lepszego przygotowania. Przed rozpoczęciem projektu trzeba określić wymagania techniczne, sprawdzić producenta, ustalić warunki produkcji oraz zaplanować logistykę i formalności importowe.

Od pomysłu do specyfikacji produktu

Najważniejszym punktem wyjścia jest dokładny opis tego, co ma zostać wyprodukowane.

Samo przesłanie zdjęcia podobnego produktu często nie wystarcza. Producent powinien otrzymać możliwie precyzyjną specyfikację obejmującą między innymi:

- wymiary,
- materiały,
- kolorystykę,
- tolerancje produkcyjne,
- funkcje produktu,
- sposób pakowania,
- wymagane oznaczenia,
- liczbę sztuk,
- wymagania dotyczące jakości.

Im dokładniej przygotowana jest dokumentacja, tym mniejsze ryzyko nieporozumień podczas produkcji.

Jak szukać producenta w Chinach

Znalezienie firmy oferującej dany produkt jest stosunkowo łatwe. Znacznie trudniejsze jest ustalenie, czy potencjalny dostawca rzeczywiście jest producentem i czy posiada możliwości techniczne potrzebne do wykonania konkretnego zamówienia.

Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić:

- dane rejestrowe przedsiębiorstwa,
- zakres działalności,
- doświadczenie eksportowe,
- możliwości produkcyjne,
- posiadane certyfikaty,
- system kontroli jakości,
- warunki płatności,
- minimalną wielkość zamówienia.

Nie zawsze najtańsza oferta jest najbardziej korzystna. Bardzo niska cena może wynikać z zastosowania innych materiałów, uproszczenia konstrukcji albo niższego poziomu kontroli jakości.

Znaczenie próbek

Próbka jest jednym z najlepszych sposobów ograniczenia ryzyka.

Pozwala sprawdzić produkt przed rozpoczęciem większej produkcji oraz ustalić, czy producent właściwie zrozumiał wymagania zamawiającego.

W przypadku produktów wykonywanych według indywidualnej specyfikacji może być konieczne przygotowanie kilku wersji próbnych.

Dopiero po zaakceptowaniu finalnej wersji warto zatwierdzić produkcję seryjną.

Kontrola podczas produkcji

Kontrola jakości nie powinna ograniczać się do oglądania fotografii przesłanych przez dostawcę.

W zależności od rodzaju zamówienia kontrolę można przeprowadzić przed produkcją, w trakcie produkcji oraz przed wysyłką.

Przed produkcją sprawdza się materiały, komponenty oraz przygotowanie fabryki.

Kontrola w trakcie produkcji pozwala wcześnie wykryć powtarzające się błędy, zanim powstanie cała partia.

Przed wysyłką gotowe produkty porównuje się ze specyfikacją i zaakceptowaną wcześniej próbką.

Typowa inspekcja może obejmować kontrolę ilości, wymiarów, wyglądu, działania, opakowania oraz oznakowania.

Własna marka i opakowanie

Chińskie fabryki często oferują możliwość personalizacji produktu.

Może ona obejmować:

- logo,
- kolor produktu,
- instrukcję,
- opakowanie detaliczne,
- etykiety,
- oznaczenia kartonów,
- kody kreskowe.

Należy jednak pamiętać, że wprowadzanie produktu pod własną marką może powodować dodatkowe obowiązki po stronie europejskiego przedsiębiorcy.

Dotyczy to szczególnie bezpieczeństwa produktu, identyfikowalności oraz wymaganych dokumentów.

Transport z Chin

Sposób transportu zależy przede wszystkim od objętości towaru, wartości produktu oraz wymaganego terminu dostawy.

Najczęściej wykorzystywane są transport morski, kolejowy i lotniczy.

Transport morski jest najczęściej wybierany przy większych dostawach. Koszt jednostkowy jest zwykle korzystniejszy, ale czas transportu jest długi.

Transport kolejowy może stanowić rozwiązanie pośrednie pomiędzy transportem morskim a lotniczym.

Transport lotniczy jest znacznie szybszy, ale przy ciężkich lub dużych objętościowo produktach koszt może być wysoki. Dlatego często wykorzystuje się go do próbek, części zamiennych i pilnych partii towaru.

FCL czy LCL?

Nie każda firma potrzebuje całego kontenera.

FCL oznacza, że jeden importer wykorzystuje kontener przeznaczony dla swojego ładunku.

LCL oznacza transport drobnicowy, w którym towary kilku importerów znajdują się w jednym kontenerze.

Przy mniejszych zamówieniach LCL pozwala uniknąć płacenia za niewykorzystaną przestrzeń. Z drugiej strony konsolidacja i dekonsolidacja ładunku mogą wydłużyć proces logistyczny.

Dokumenty importowe

Zakres dokumentacji zależy od rodzaju produktu.

Podstawowy zestaw dokumentów może obejmować:

- fakturę handlową,
- packing list,
- dokument transportowy,
- dokumenty pochodzenia,
- dokumentację produktu,
- certyfikaty lub raporty badań, jeżeli są wymagane.

Przed wysyłką trzeba również prawidłowo ustalić klasyfikację taryfową produktu.

Kod taryfowy wpływa między innymi na wysokość cła i zakres niektórych obowiązków importowych.

Całkowity koszt importu

Cena podana przez chińską fabrykę jest tylko jednym z elementów kosztu.

Importer powinien uwzględnić również:

- transport na terenie Chin,
- fracht międzynarodowy,
- ubezpieczenie,
- opłaty portowe lub terminalowe,
- odprawę celną,
- cło,
- transport krajowy,
- kontrolę jakości,
- badania i dokumentację.

Dlatego dwie oferty fabryk trudno porównywać wyłącznie na podstawie ceny za sztukę.

Ile trwa import z Chin?

Nie istnieje jeden uniwersalny termin.

Na całkowity czas realizacji wpływają między innymi przygotowanie próbki, produkcja, sezon, dostępność transportu, wybrana trasa, odprawa celna oraz ewentualne kontrole.

Przy projekcie wykonywanym według własnej specyfikacji harmonogram warto więc przygotować jeszcze przed złożeniem zamówienia.

Najważniejsza zasada: kontroluj proces przed wysyłką

Najdroższe problemy z importem pojawiają się zazwyczaj wtedy, gdy błąd zostaje odkryty dopiero po dotarciu towaru do Europy.

Znacznie łatwiej poprawić produkt znajdujący się jeszcze w fabryce niż partię, która została już załadowana do kontenera.

Dlatego w profesjonalnym imporcie najważniejsze są nie tylko cena i transport, ale również dobra specyfikacja, sprawdzony producent oraz kontrola jakości przed wysyłką.